Las técnicas de administración de casos han ayudado grandemente a los jueces en Estados Unidos durante los últimos 20 años a manejar y tramitar cantidades grandes y complejas de trabajo, controlando el descubrimiento de información antes de los juicios y reduciendo los costos y las demoras en los tribunales. En esta condensación de un artículo publicado por primera vez en The Litigator (1995, páginas 373-376), el jefe de la Oficina de Asuntos Interjudiciales del Centro Judicial Federal de los Estados Unidos en la ciudad de Washington, James G. Apple, se refiere a las ventajas de usar la administración de casos para aliviar un sistema judicial con frecuencia sobrecargado. En procura de una justicia igual para todos, el sistema judicial se ha impuesto a sí mismo nuevas pautas para que los jueces determinen las sentencias. El presidente de la Comisión Federal de Sentencias describe cómo las pautas federales para las sentencias fomentan la imparcialidad y que opciones alternativas para las sentencias puede un juez considerar ahora.

Cuando comencé a ejercer la abogacía a comienzos de la década de 1960 en un estado del medio oeste de los Estados Unidos, la administración de casos era desconocida en los tribunales federales y estatales tanto como término como en la práctica. Los abogados controlaban generalmente el curso de la litigación civil. Determinaban cuándo y cómo se iba a conducir el descubrimiento de información previo al juicio, cuando se efectuaría el juicio y, en su mayor parte, cómo debía efectuarse el juicio. Los abogados decidían si y cuándo se efectuarían interrogatorios escritos por los abogados de la otra parte, cuándo se tomarían las deposiciones previas al juicio y cuándo el caso estaba listo para ser llevado a juicio. Al completar todas las actividades previas al juicio, uno o los dos abogados presentaban una moción de asignar el caso para ser juzgado, y sólo entonces el juez intervenía para colocar el caso en el calendario judicial.

Los tiempos han cambiado en los tribunales de Estados Unidos, y el cambio ha sido dramático. En la mayor parte de los tribunales --tanto federales como estatales--, especialmente en las áreas urbanas, casi todos los jueces usan ahora una o más técnicas de administración de casos. El término significa la participación activa del juez en el proceso previo al juicio para ayudar a tramitar el caso a través del sistema. Un juez que adopta un método completo de administración de casos en la práctica de juicios civiles asume el control del caso después que se han presentado las primeras declaraciones con respecto a culpabilidad o inocencia, determina el curso de los procedimientos y actividades previas al juicio, decide cuándo se asignará el caso a juicio, y fija una fecha firme para el juicio.

Razones para usar la administración de casos

La autorización para practicar la administración de casos existía en realidad en las Reglas federales de Procedimiento Civil de Estados Unidos cuando fueron adoptadas por primera vez en los tribunales federales en 1938. Sin embargo, las técnicas autorizadas se usaban raramente. Los jueces federales y estatales comenzaron a adoptar los principios y prácticas de administración de casos de manera regular solamente a fines de la década de 1970, y esas prácticas se generalizaron sólo en la década de 1980 y comienzos de la de 1990.

En 1977, el Centro Judicial Federal de Estados Unidos preparó un informe sobre administración de casos y actividades de los tribunales en el cual se describían brevemente los méritos de la práctica:

"Los estudios empíricos revelan que cuando un juez del juicio interviene personalmente en una etapa temprana para asumir control judicial sobre un caso y fija fechas para que las partes completen las medidas principales previas al juicio, el caso se resuelve más eficientemente por un arreglo o juicio y con menos costo y demora que cuando se deja librado a las partes a sus propios recursos".

Hay varias razones importantes por las cuales más y más jueces en Estados Unidos están usando técnicas de administración de casos:

Cargas cada vez más grandes de casos tanto en los tribunales federales como estatales. La presentación de casos ha aumentado drásticamente en los últimos 20 años, y ha aumentado más rápidamente que la capacidad de los gobiernos federal y estatales de crear juzgados adicionales para manejar la carga de trabajo cada vez mayor. Por ejemplo, la cantidad de casos civiles en los tribunales federales aumentó de 87.231 a 217.879 entre 1970 y 1990. La cantidad de juzgados durante el mismo período aumentó apenas de 401 a 575. La cantidad de casos civiles por juez federal por año era de 217 en 1970. En 1990 fue de 379.

Complejidad creciente de los casos. Más y más casos, tanto a nivel federal como estatal, involucran múltiples partes representadas por múltiples abogados o bufetes legales, reclamos múltiples, cuestiones legales complicadas y la presentación de pruebas técnicas, todo lo cual requiere coordinación y control del proceso previo al juicio. Casos típicos de esta clase son los de desastres de aerolíneas u hoteles y casos judiciales que involucran sustancias tóxicas, como los litigios por los efectos del asbesto.

Uso creciente del proceso de descubrimiento previo al juicio. Antes de la década de 1970, el descubrimiento previo al juicio en la mayoría de los casos de rutina involucraba la realización de un conjunto simple de interrogatorios escritos y la toma de una o dos deposiciones. En la actualidad, incluso en la mayoría de los casos civiles de la "variedad de jardín" o poco importantes, la actividad previa al juicio por ambas partes incluye regularmente varios conjuntos de interrogatorios escritos; deposiciones extensas, tanto en cantidad como en la longitud de las deposiciones individuales; pedidos de presentación de documentos u objetos; y numerosas mociones previas al juicio, todas las cuales consumen una enorme cantidad de tiempo e, inevitablemente, cuestiones administrativas y legales que deben ser resueltas por el juez.

Por lo tanto, la intervención activa del juez para controlar y coordinar el proceso previo al juicio se ha convertido en una necesidad a fin de que se logre eficiencia en el progreso del caso a través del tribunal y en la pronta resolución de las cuestiones.

Regla Federal 16

Las prácticas básicas de administración de casos en los tribunales federales para los juicios civiles derivan de la Regla 16 de las Reglamentaciones Federales de Procedimiento Civil. La Regla 16 establece la emisión de una "orden de programación" con respecto a las actividades previas al juicio tras una conferencia de planificación y una serie de conferencias preliminares entre los abogados y el juez. Algunos de los procedimientos son obligatorios, por ejemplo, el orden inicial de planificación, y otros son discrecionales, como la conferencia final antes del juicio.

Las órdenes y las conferencias previas al juicio están dirigidas a resolver cuestiones relacionadas con la jurisdicción; declaraciones adicionales; las cuestiones legales y factuales importantes del caso; aranceles de los abogados; arreglo extrajudicial de la disputa; plazos y limitaciones de todo el descubrimiento de pruebas, incluso interrogatorios, deposiciones y solicitudes de producción de documentos; audiencias sobre las mociones; cuestiones relacionadas con las pruebas, incluso cuestiones de admisión de las mismas en el juicio; daños, y fijación de la fecha en el calendario de juicios. Estas cuestiones pueden ser planteadas y resueltas en:

la conferencia inicial de planificación y la resultante orden de programación
una conferencia preliminar antes del juicio
una conferencia de descubrimiento
una conferencia de arreglo extrajudicial
una conferencia final antes del juicio

Por ejemplo, en la administración moderna de un caso de desastre de aerolínea u hotel que involucra a muchos demandantes, acusados y reclamos múltiples, el juez celebrará una conferencia de planificación inmediatamente después que se presentan las declaraciones iniciales respecto a culpabilidad o inocencia, durante la cual se consideran fechas y límites de plazos específicos y se establecen enmiendas de las declaraciones de culpabilidad o inocencia, presentación de mociones previas al juicio, terminación del descubrimiento, intercambio de información de testigos expertos, celebración de conferencias adicionales y fijación de una fecha tentativa o firme para el juicio. Después de la conferencia de planificación, el juez emite una orden de programación que contiene todas las fechas y limitaciones de plazos y otras restricciones sobre los procedimientos previos al juicio que se acordaron en la conferencia.

El juez podría celebrar subsiguientemente una conferencia preliminar antes del juicio en alguna fecha posterior para determinar el progreso en asuntos como descubrimiento y arreglo extrajudicial, y para precisar más las cuestiones legales y factuales que se juzgarán. El juez podría decidir que debido a la complejidad y extensión del descubrimiento, es necesaria una conferencia de descubrimiento para establecer los parámetros de descubrimiento de cada parte, incluso limitaciones sobre la cantidad y extensión de las deposiciones, reglas para el intercambio de información con respecto al contenido de las declaraciones de testigos expertos, reglas y limitaciones para la presentación de documentos, y para establecer una depositaría de documentos. En algunos puntos del proceso previo al juicio, el juez podría querer establecer las posibilidades de arreglo extrajudicial y ordenar una conferencia con ese propósito, conducida por el juez, un magistrado judicial o un oficial de justicia especial, a la que asistan no solamente los abogados del caso sino también sus clientes o representantes de los clientes con autoridad para concertar un arreglo.

Finalmente, al aproximarse la fecha del juicio y enfrentado a la perspectiva de un proceso largo y complicado, el juez puede celebrar una conferencia final previa al juicio, para precisar y determinar finalmente las cuestiones que se juzgarán, establecer el orden de presentación de las pruebas, describir la manera de presentación de las pruebas y la conducción del interrogatorio y contrainterrogatorio de testigos, y dar instrucciones sobre otros asuntos relacionados con la conducción del juicio. Mediante todos estos mecanismos el juez mantiene control del caso, es informado de su progreso, provee que se conduzca ordenadamente, y mantiene el tiempo y los casos del caso tan bajos como sea posible.

"Lista rápida de casos"

En el Tribunal de Distrito Federal del Distrito Oriental de Virginia existe una de las técnicas más extremas de administración de casos. Los jueces de ese tribunal mantienen lo que se conoce popularmente como la "lista rápida de casos", para proporcionar el manejo expeditivo de todos los casos civiles. Al comienzo del caso los jueces ordenan rutinariamente una breve conferencia de planificación en la cual se establecen las fechas específicas para completar el descubrimiento y en ese momento se adjudica al caso una fecha firme para el juicio. Una vez que se ha adjudicado el caso a juicio, la fecha está "escrita en piedra", es decir, no se puede cambiar bajo ninguna circunstancia. El uso de estos procedimientos ha resultado en muchos arreglos y una situación de la lista de juicios en la que un caso que no se resuelve previamente por un arreglo va a juicio dentro de los seis a ocho meses de la fecha de presentación de la denuncia.

La administración de casos también se aplica a la conducción del propio juicio. Aunque los jueces no pueden apoderarse del caso y asumir el papel de abogados, y deben permitir que los abogados juzguen el caso conforme al sistema de adversarios, pueden ayudar en la conducción de juicios imparciales y rápidos conduciendo "voir dire" personalmente; ayudando al jurado a comprender el caso permitiendo a sus miembros que tomen notas y hagan preguntas; reduciendo la cantidad de consultas de los abogados con el juez y otras interrupciones del juicio; fomentando el uso de medios visuales como proyectores con transparencias o diapositivas para que el jurado entienda mejor las pruebas; instruyendo al jurado antes del comienzo de la presentación de pruebas y posiblemente también a la conclusión de la presentación de todas las pruebas, y preparando e impartiendo instrucciones al jurado en un lenguaje claro y comprensible.

Magistrados judiciales

También es necesario mencionar el uso de magistrados judiciales para una variedad de actividades previas al juicio y la designación de oficiales de justicia especiales para ciertos tipos de litigios.

Los magistrados judiciales en el sistema federal de justicia de Estados Unidos fueron creados por el Congreso mediante el Capítulo 23 del Título 28 del Código de Justicia. Los magistrados judiciales existen a nivel de tribunales de distrito y asisten al juez de distrito en su labor. El uso de magistrados judiciales varía considerablemente entre los tribunales. Por ejemplo, un atareado juez de distrito puede prescindir de muchos asuntos rutinarios y complejos antes del juicio relacionados con la conducción de un caso específico refiriéndolos a un magistrado judicial. Entre las actividades en las cuales está autorizado a participar el magistrado judicial se cuentan:

conducción de audiencias sobre mociones de disposición del caso, por ejemplo, mociones de decisión sobre las declaraciones de culpabilidad o inocencia o mociones de decisiones inmediatas

conducción de audiencias sobre mociones que no están relacionadas con la disposición del caso, como las de presentación de ciertas clases de pruebas

supervisión del descubrimiento antes del juicio

conducción de diversas clases de conferencias previas al juicio

supervisión o conducción de otros procedimientos de resolución de disputas

actuar como funcionario de justicia especial

Funcionarios de justicia especiales

El uso de funcionarios de justicia especiales en Estados Unidos deriva de su uso en el Reino Unido en casos judiciales para asistir al tribunal en cuestiones relacionadas con las pruebas y asuntos de contabilidad antes, durante y después de los juicios.

La designación de funcionarios de justicia oficiales en el sistema federal de Estados Unidos está autorizada por la Regla 53 de las Reglamentaciones Federales de Procedimiento Civil. Conforme a esas reglas, el término "funcionario de justicia" incluye "árbitros, auditores, inspectores y asesores". Las designaciones de funcionarios de justicia especiales son la excepción más que la regla y están autorizadas en acciones que se juzgarán ante jurado "sólo cuando las cuestiones son complicadas". Para los juicios sin jurado la designación de un funcionario de justicia especial podría hacerse "solamente mostrando que lo requiere alguna condición excepcional".

En el contexto de la lista de juicios del tribunal moderno, muchos casos civiles satisfacen el requisito de "complicación" contemplado por la regla en juicios por jurado y de "condiciones excepcionales" para juicios sin jurado. Conforme a la regla se permite a los funcionarios de justicia especiales conducir audiencias, ordenar la presentación de pruebas, escuchar testimonios y preparar informes para el tribunal, y proponer determinaciones de hechos y conclusiones legales.

El uso de un funcionario de justicia especial por el juez de distrito tiene las mismas ventajas que el uso de magistrados judiciales con fines de administración de casos, o sea la referencia de partes del caso a otro profesional autorizado para la conducción de actividades y procedimientos que no afectan la disposición del caso y liberan el tiempo del juez de distrito para actividades y actos esenciales y dispositivas en un caso en particular y la administración de otros casos.

Una pequeña cantidad de tiempo

El juez William W. Schwarzer, ex director del Centro Judicial Federal, hace hincapié en la necesidad del uso de técnicas de administración de casos en su panfleto didáctico "The Elements of Case Management", publicado en 1991.

"Enfrentados con listas repletas de causas por juzgar, a los jueces federales podría preocuparles que no pueden mantenerse al día excepto si trabajan una cantidad opresiva de horas. En efecto, las pesadas cargas de la tarea hacen imperativo que se marquen el ritmo y mantengan horarios razonables para evitar el agotamiento causado por el exceso de trabajo y responsabilidades. Esto pone más énfasis en manejar casos con la máxima eficiencia compatible con la justicia. Una pequeña cantidad del tiempo del juez dedicada a la administración del caso al comienzo del proceso puede ahorrar grandes cantidades de tiempo después. Los jueces que piensan que están demasiado ocupados para administrar casos en realidad están demasiado ocupados para no hacerlo. En realidad, los jueces más ocupados con las listas más pesadas de causas por juzgar son con frecuencia los que más necesitan prácticas firmes de administración de casos".